Verdienen Sie Geld mit Ihren Tech-Blogs, Gadgets und Tipps

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa? 7 menetelmää selitetty

Huomautus: Seuraava artikkeli auttaa sinua: Kuinka pienentää Excel-tiedoston kokoa? 7 menetelmää selitetty

Microsoft Excel on yksi parhaista taulukkolaskentaohjelmista, mitä maailma on koskaan nähnyt. Se on täynnä työkaluja, jotka auttavat käyttäjiä laskemaan mahdollisimman monta lukua.

Kaikkien näiden tietojen jumittaminen yhteen Excel-tiedostoon voi kuitenkin johtaa valtaviin tiedostokokoihin. Koska Excel ei ole verkkopohjainen työkalu, monet ihmiset tekevät yhteistyötä näiden tiedostojen parissa sähköpostitse, mikä tarkoittaa, että tiedoston koko on tärkeä.

Tässä Artikkelissa käymme läpi seitsemän tapaa pienentää Excel-tiedoston kokoa.

Lue myös: Kuinka poistaa kaksoiskappaleet Excelissä?

Yksi suorimmista Excel-dokumentin kokoon vaikuttavista tekijöistä on tiedon määrä ja sen sisältämien laskentataulukoiden määrä. Poistamalla ylimääräiset tai tarpeettomat tiedot ja/tai laskentataulukot voit vaikuttaa merkittävästi asiakirjasi kokoon.

Suhteellisen helppo tapa pienentää tiedostokokoa on pakata tiedosto. Tämä pienentää tiedostokokoa noin 10-15 % eikä vaadi erityisiä ohjelmistoja.

Sinun tarvitsee vain napsauttaa hiiren kakkospainikkeella Excel-tiedostoa ja viedä hiiri sen päälle Lähetä vaihtoehto ja napsauta Pakattu (pakattu) kansio. Windows pakkaa tiedostosi ja voit jakaa sen kenen tahansa kanssa.

Lue myös: Kuinka tyhjentää viimeisimmät luettelot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa?

Oletusarvoisesti Excel-tiedostot tallennetaan .XLS-tunnisteella tai yksinkertaisesti Excel-tiedostoina. Voit kuitenkin muuntaa asiakirjasi binääri- tai XLSB-tiedostoksi tallentaaksesi tiedoston koon.

Tapa, jolla tämä toimii, on perustavanlaatuinen ero kahden muodon tietojen tallennustavan välillä. .XLS tallentaa tiedot XML-muodossa, mutta XLSB tallentaa tiedot .BIN-muodossa, jolloin tiedostokoko pienenee. Koska nämä tiedostot ovat pienempiä, ne myös avautuvat ja latautuvat nopeammin.

Aivan kuten tietojen kanssa, liian monet kaavat voivat kasvattaa tiedostokokoa merkittävästi. Näin voit nopeasti muuntaa kaavat arvoiksi Excelissä.

Vaihe 1: Valitse koko laskentataulukko tai tieto ja paina Q5.

Vaihe 2: Klikkaa Erityisesti in Mene Ikkuna.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 3: Valita Kaavat ja napsauta OK.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 4: Tämä valitsee kaikki solut, joissa on kaavoja. Kopioi ne nyt Ctrl + C

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 5: Suuntaa kohti Koti Paina sarkainta ja vie hiiri alla olevan nuolen päälle liitä Napsauta painiketta ja napsauta Lisää arvot Painike.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Huomaa, että haihtuvat kaavat, kuten OFFSET voi vaikuttaa vielä enemmän tiedostokokoon. Sinun tulisi yrittää yksinkertaistaa ne haihtumattomiksi kaavoiksi tai muuntaa ne arvoiksi.

Lue myös: Kuinka tehdä oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä?

Jos käsittelet kuvia sisältävää laskentataulukkoa, tiedostokokosi vaikuttaa merkittävästi. Paras tapa välttää tämä on pakata kuvat ennen niiden lisäämistä Excel-asiakirjoihin.

Excelissä on kuitenkin myös sisäänrakennettu työkalu kuvien pakkaamiseen. Joten voit käyttää sitä tallentaaksesi tiedostokoon.

Vaihe 1: Valitse kuva, jonka haluat pakata, ja siirry muoto Tab.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 2: Napsauta sitä Pakkaa kuva -painiketta alla Säätää Ryhmä.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 3: Valita Sähköposti alla resoluutio ja napsauta OK,

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Jos taulukko sisältää pivot-taulukon, voit pienentää tiedoston kokoa olemalla Tallentamatta pilottivälimuistia itse tiedoston kanssa.

Vaihe 1: Valitse mikä tahansa solu pivot-taulukosta.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 2: Käytössä Analysoida Napsauta välilehteä Vaihtoehdot alla Pivot-taulukko Ryhmä.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 3: Suuntaa kohti Data Napsauta välilehteä ja poista sen valinta Tallenna lähdetiedot tiedostolla. Kun tämä on tehty, tarkista Päivitä tiedot tiedoston avaamisen aikana valintaruutu.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Lue myös: Kuinka muuntaa sekunnit minuuteiksi Excelissä?

Tällä ei ole merkittävää vaikutusta asiakirjan tiedostokokoon, mutta jos haluat säästää muutaman megatavun, tästä voi olla apua.

Vaihe 1: Valitse koko tietojoukkosi.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 2: Suuntaa kohti Koti Napauta ja napsauta Asia selvä alla Muokkaus.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Vaihe 3: Klikkaus Selkeät muodot poistaaksesi kaikki muotoilut.

Kuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitettyKuinka voin pienentää Excel-tiedoston kokoa?  7 menetelmää selitetty

Ehdollinen muotoilu vaatii myös saman verran tallennustilaa kuin normaali muotoilu. Sen poistaminen nopeuttaa kuitenkin myös asiakirjan lataamista. Aina kun muutat laskentataulukkoa, ehdollinen muotoilu laskee kaiken uudelleen, mikä johtaa hitaampaan laskentataulukkoon.

Lue myös: Kuinka lisätä etuliitteitä ja jälkiliitteitä Exceliin?